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鉄則27 意外に重要なミーティングの運営

2018年2月26日

 ミーティングは、単なる報告・連絡の場ではありません。自分たちの役割やなすべきことについても全員参加で確認しましょう。

「ミーティング」開催は、リーダーの役割

 「ミーティング」も「三種の神器」の1つとして効率的に運営・活用されることが必要です。必ずしも会議形態をとる必要はありません。始業前や休憩時などの空いた時間を利用して、活動の問題点などをディスカッションすることが重要です。また、月3~4回の定時開催も義務付けておきましょう。
 「ミーティング」は、小集団活動でもっともリーダーシップ・メンバーシップを発揮することが要求されます。活動板を前にして、今サークルとして何をしなければならないかを明らかにする場であり、反省・勉強の場でもあります。メンバーの全員が発言できるように、左図にあるようなミーティングの10ヵ条を心がけましょう。
 また、ミーティングを行った際は、議事録を作成します。メンバー全員の確認のためだけではなく、上司へその内容、結論、次の予定日などの記録をまとめて報告します。そのコメントを求めること、つまり議事録を提出することにより、サークルが今何に取り組み、何に困っているかなどを確認してもらい、適切な指示やアドバイスを受けることができます。これにより上司との信頼関係が生まれてきます。

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上司を入れてのミーティング

 交替勤務現場や大所帯の職場では、上司は各個人となかなか顔を会わすことができませせん。「ミーティング」の場は、これを解決し、メンバーの健康状態などを確認することもでき、メンバーから見ても連帯感をより強くするものです。その場で、活動に対する適切な指示やアドバイスを受けることにあります。これがサークル活性化の大きな原動力になるのです。

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※本コラムは『現場が主役のTPM』(JMAC刊)の第2章、第3章の内容を転載したものです。