会議をデザインし、運営し、可視化する ファシリテーターのスキル
山田によるとファシリテーションは、日本企業と比較的なじみやすいという。「日本では、集団で相談して合議するスタイルを取る企業が多くあります。しかし、明確な結論を避ける傾向が見られたり、アウトプットへの目的意識が希薄などの事情で生産性が低下してしまうことがあります。ファシリテーションを導入すれば、それらの問題解決の一助になるでしょう」
JMACのスキルトレーニングを受けたファシリテーターは3つのスキルを用いて、会議を改革する。「1つは『デザインスキル』です。これは会議を設計するスキルで、会議前に目的や議題、進め方やメンバー構成などを設定することです。2つめが『インタラクションスキル』です。会議の場で、実際に意見を引き出し、まとめ、結論に向けて会議の流れを作るという、会議運営のスキルそのもののことですね。最後が『グラフィックスキル』で、ホワイトボードなどを使って議論の流れや意見などを“見える化”し、参加者の誰にとっても状況がわかる形にするスキルです」意外と知られていないことだが、声だけでのやりとりでは、議論が非生産的になりやすい。会議内容を可視化することで、それを防ぐことができるのだという。「実際、JMACでも、若手コンサルタントの育成には、グラフィックスキルから始めることが多い。お客さまのもとでファシリテートする時、若手がホワイトボードに整理してまとめます。これは結構効果的な方法なのです」この3つのスキルによって、会議は生まれ変わるのだ。
会議の枠を越えて主体性を発揮 企業風土を大きく変える
現在、コミュニケーション問題で悩む企業は多数あると山田は感じている。相談のなかでも、コミュニケーションの問題を解決する切り口として会議改革を考えているケースに当たるという。実際に、山田が手がけたケースでも、ディー・エイチ・エル・ジャパン株式会社で行ったコミュニケーションの問題を解決した事例などがある。また、風土を変えたいという依頼もあるという。「私が最初にファシリテイティブ・コンサルティングを行った企業では、会議の効率化のみならず、企業風土が変わったことに高い評価をいただきました。その企業ではそれまでトップダウンで言われたことをこなすという風土でしたが、近年の競争激化により、社員一人ひとりの創造的で自発的な姿勢が必要になりました。しかし、すでに社風が受け身になってしまっていたので、期待通りに創造性が発揮されません。そこでファシリテーション研修をはじめとする改善活動をしたところ、企業体質を変えることに成功したのです」物静かで発言の少なかった技術者が、必要ならば上司を飛び越えて意見するほどの積極性を見せるようになった。
一方、数値として効果を算出した事例もある。「ある大手電機メーカーでは、支援後に会議の無駄がどの程度減ったのかを調査したところ、およそ40％という結果が出たといいます」社員が会議に費やす時間は勤務時間中の約3割だったので、会議出席者の人件費から会議コストを概算することができる。それを計算した結果、このメーカーでは億単位のコストが救われたことが明らかになった。こうした例からも、山田はファシリテーションの効果に手応えを感じている。
JMACだから提案できる ファシリテイティブ・コンサルティング
「ある大企業の担当者に、『コンサルティングをしないコンサルティングをして欲しい』といわれました。その企業では以前から改善活動はしていたのですが、いつもコンサルタントが答えを出してしまうので、社員の主体的な活動につながらないということでした。社員たちに考えさせて、自分たちで改善活動を作り上げていくようにしたいということなのです」こうした要望には、ファシリテイティブなコンサルティングスタイルで応えることができる。「組織の主体性を高めたいと考えている企業にとっては有効でしょう。もちろん、もっと提案を次々にして欲しいという場合には提案型のアプローチも用意しています」モノづくりに精通し、さまざまなコンサルティング・スキルをもつJMACだからこそ、多様なニーズに合わせて柔軟に対応ができる。
ファシリテーションへのニーズは、今後も増えていくだろうと山田は見ている。不確実な時代のなか、今、企業は物事に臨機応変に対応する力を求めている。また「今後、企業は、よりダイバーシティ（Diversity、多様性）に直面する機会が増えるでしょう。それぞれ個性の違う社員を、企業としてどう活かしていくか、性質の異なる人材を組み合わせて活用するときにファシリテーションは、解決の糸口になるでしょう。また、企業の合併や吸収などにより、組織単位でも同様のことは起きると考えられます」最近、山田は若手社員のなかにファシリテーションの習得を常識と考える人を発見することがある。「彼らは、大学などで、ファシリテーションについて知識を得てから社会に出ています」意識レベルの変化は、やがて企業全体に及んでいくだろう。多様化を乗り切る体質強化を果たし、変化に富んだ時代を生き抜くには、やはり“人”が重要となる。その問いに答える鍵の1つが、JMACのいうファシリテーションなのだ。
